第四章 - 其他應用篇
A. 字數統計
功能簡介：
Microsoft Word 提供了字數統計的功能，這個功能可讓你準確瞭解檔案的構成，包括共有多少字源、多
少段落、共分多少頁等等信息。
操作步驟：
1. 先在程式中開啟需要字數統計的文件，然後按下 Alt 鍵，讓焦點聚焦於 「選單列」。
2. 按 Ctrl+Tab 把焦點切換到 「字數統計」 工具列，這時焦點會位於 「字數統計」 項目之上。
3. 按 Tab 鍵把焦點切換到 「重新計算」 按鈕，按下空格鍵讓程式統計目前文件的字數。
4. 按 Shift+Tab 讓焦點回到 「字數統計」的 項目。
5. 按向下鍵打開字數統計清單，在清單中按向上或向下鍵查看有關的資料。
6. 要關閉 「字數統計」 清單和 「字數統計」 工具列，可按 ESC 鍵，逐次關閉它們，以回到文件視窗當中。
[小貼士]
假如程式視窗當中沒有啟用 「字數統計」 工具列，請在文件視窗內，按下列步驟啟用它：
(1) 按 Alt+t 打開 「工具(T)」 選單。
(2) 按向下鍵到 「字數統計(W)」 項目。
(3) 按 Enter 鍵打開 「字數統計」 對話方塊。
(4) 在對話方塊內按 Alt+S 啟用字數統計工具列。
(5) 按 ESC 鍵關閉字數統計對話方塊。
B. 中文的繁簡轉換
功能簡介：
利用 Word 的「中文繁簡轉換」功能，可以很方便的把繁體中文或簡體中文相互轉換，以方便閱讀和作其他用途。
操作步驟：
1. 先確定目前文件視窗裡面的文字屬於繁體還是簡體中文。
2. 然後按 Alt+t 打開 「工具(T)」 選單。
3. 按向下鍵直到 「語言(L)」 的子選單，然後按向右鍵打開它。
4. 按向下鍵直到 「中文繁簡轉換(N)」 的項目。
5. 在這個項目之上按 Enter 鍵，一個 「中文繁簡轉換」 對話方塊會跳出來。
6. 根據目前文件的中文字體和需要，按向下鍵選擇要轉換的配搭。
7. 最後按 Enter 鍵，文件中的中文字就會轉為你要的字體。
[小貼士]
假如只需要轉換檔案的其中一部分內容，請在轉換之前選定需要轉換的部分，其他步驟同上。
C. 列印檔案
功能簡介：
我們在 Word 編輯或檢視文件內容的時候，可利用印表機把目前文件的內容列印出來，下面簡述列印文件的步驟。
操作步驟：
1. 先確定印表機能夠正常操作，例如印表機已經安裝妥當，設備已經開啟，備有足夠的印刷物料和紙張等。
2. 在文件視窗中按 Alt+f 打開 「檔案(F)」 選單。
3. 按向下鍵找到 「列印(P)」 項目。
4. 在該項目之上按 Enter 鍵，一個 「列印」 對話方塊會跳出來。
5. 按 Alt+n 把焦點切換到印表機名稱的下拉方塊之中。
6. 確定已經選擇正確的印表機，否則可按 Alt+向下鍵打開下拉方塊，然後用向上或向下鍵找尋正確的印表機，尋到
後按 Enter 鍵。
7. 確定一切準備就緒後就可按 Enter 鍵，待一會兒後印表機便會開始列印文件。
[小貼士]
(1) 你可先到 Windows 的控制台，把你要的印表機設為預設的列印設備。
(2) 你可在文件視窗中按 Ctrl+p 打開 「列印」的對話方塊，代替執行上述 2, 3, 4 的步驟。
D. 插入日期及時間
功能簡介：
Microsoft Word 可讓用家在編輯的文件中加入一些特殊的項目，例如這個日期及時間就是特殊項目的一
種。這個項目可把目前電腦的時間加到文件中，甚至可讓已加入的時間和電腦的時間自動進行同步等。要在編輯文件中加入日
期及時間，可依照以下步驟去做。
操作步驟：
1. 先在文件視窗當中，把游標移到加入日期和時間的適當位置。
2. 然後按 Alt+i，打開 「插入(I)」 選單。
3. 按向下鍵找到 「日期及時間(T)」 的項目。
4. 在這個項目之上按 ENTER 鍵，一個 「日期及時間」 的對話方塊會跳出來。
5. 在 「可用格式(A)」清單中，用向上或向下鍵選擇需要插入的各種當前時間的格式。
6. 如果想讓現在插入的時間能在下一次打開文件時與電腦的時間自動保持同步，那麼請用 Tab鍵切換到「自動更新」
的核取方塊，按空格鍵把它核取，否則不用理會這一步驟。
7. 最後按 Enter 鍵，文件中游標所在的位置就會出現目前的日期和時間。
E. 新增自動圖文集項目
功能簡介：
利用 Microsoft Word 編輯文件的時候，假如你需要經常輸入同一堆文字，程式設有 「自動圖文集」
的功能，讓你可快捷方便的重複輸入這些文字，不論是一個句子，一整段文字，電話號碼，地址，用這功能都能够輕鬆應付。
操作步驟：
1. 在文件視窗的空白位置先寫上需要重複輸入的文字，完成後可加上一些段落格式設定。
2. 把剛寫上的文字都選取。
3. 按 Alt+i 打開 「插入(I)」 選單。
4. 按向下鍵找到 「自動圖文集(A)」 的子選單，按向右鍵把它展開。
5. 按向下鍵找到「新增(N)」 的項目，然後按 Enter，一個對話方塊會跳出來。
6. 在對話方塊內的 「請輸入新建自動圖文集項目的名稱(P)」 編輯文字方塊內輸入簡短易記的字串。
7. 按 Enter 完成建立自動圖文集的步驟。
以後每當在文件視窗輸入這個簡短易記的字串後，只要隨即案 Enter 或 F3 那些需要重複輸入的文字便會出現。
[小貼士]
當執行了上述步驟2選取要重複輸入的文字後，按 ALT+f3對話方塊便會跳出來，可免除執行上述步驟3,4,5。
F. 刪除自動圖文集項目
功能簡介：
對於不需要的自動圖文集項目，可以將它清除掉。
操作步驟：
1. 在文件視窗當中，按 Alt+i 打開 「插入(I)」 選單。
2. 按向下鍵找到 「自動圖文集(A)」 子選單，然後按向右鍵把它展開。
3. 在 「自動圖文集(X)」 的項目之上按 Enter 鍵，一個對話方塊會跳出來。
4. 在 「請在此輸入自動圖文集項目」 的編輯方塊，按上或下方向鍵找到要刪除的項目。
5. 按 Alt+d 把目前的項目刪除，如果需要繼續刪除其他項目，可重複執行步驟 4 和 5。
6. 最後按 ESC 鍵關閉對話方塊完成全部操作。
G. 在文件中加入連結
功能簡介：
你可在 Microsoft Word 的文件中加入超連結，而超連結的功能就和網頁內的連結差不多。
操作步驟：
1. 在文件視窗之中把游標移到加入超連結的適當位置。
2. 打入超連結的描述文字，然後把這些文字也都選取。
3. 按 Ctrl+k 打開 「插入超連結」的對話方塊。
4. 在 「網址(E)」的編輯方塊中輸入連結的網址。
5. 最後按 Enter 鍵，加入超連結的步驟就完成了。
H. 自動編號功能
功能簡介：
在文件當中的章節和段落以及對應的標題等位置，加上不同級別的編號，可以讓整個文件顯得條理清晰，層次分明。而
Microsoft Word 就設有編號的功能，這樣不但讓用家編輯文件更為方便，而且可避免編號次序錯亂的情況。
編寫文件時自動加入編號的操作步驟：
1. 首先，在文件視窗中的適當位置，於行首輸入編號 『1』 和一個空格。
2. 隨後輸入章節的標題，甚或一整個段落。
3. 然後按 Enter 鍵另起一段， Word 會自動在新段落的起始處插入下一個編號。
4. 要結束自動加入編號的功能，請再結束的位置連續按兩次 Enter。
在文件中為連續的段落加上編號的操作步驟：
1. 首先選取要加上編號的段落。
2. 按 Alt 把焦點放到選單列。
3. 按 Ctrl+Tab 把焦點切換到格式工具列的 「樣式與格式」 按鈕。
4. 按 Shift+Tab 到 「編號」按鈕，然後按 Enter 鍵即可。
在文件中為不連續的段落加上編號的操作步驟：
1. 在文件視窗中，利用方向鍵把游標移到要加入編號的第一個段落。
2. 按 Alt 把焦點放到選單列。
3. 按 Ctrl+Tab 把焦點切換到格式工具列的 「樣式與格式」 按鈕。
4. 按 Shift+Tab 到 「編號」按鈕，然後按 Enter 鍵。
5. 隨即按 Ctrl+Shift+C 複製這個段落格式。
6. 用向下鍵移到需要加上自動編號的段落，然後按 Ctrl+Shift+V 來貼上已複製的段落格式。
7. 重複執行上一個步驟，直至把所有需要加上自動編號的段落完成為止。
I. 刪除編號
功能簡介：
在 Word 文件中，用家可以把某一個段落的編號刪除，刪除後和它同級的段落編號會自動順序作出調整，例如刪除
了編號2，原來編號3，4，5會自動調整為2，3，4。
刪除一個段落編號的操作步驟：
1. 首先用向上或向下鍵把游標移到要刪除編號的段落。
2. 按 Alt 把焦點放到選單列。
3. 按 Ctrl+Tab 把焦點切換到格式工具列的 「樣式與格式」 按鈕。
4. 按 Shift+Tab 到 「編號」按鈕，然後按 Enter 鍵就可以了。
[小貼士]
你可一次過把多個段落的自動編號刪除，只要選取要刪除編號的段落，然後執行上述第 2, 3, 4 的步驟即可。